روزی رهگذری چوب‌بری را دید که با تلاش بسیار مشغول بریدن درختی بود، اره‌اش کُند بود و کار به‌سختی پیش میرفت. رهگذر گفت: «چرا اره‌ات را تیز نمی‌کنی؟» چوب‌بر نفس‌زنان پاسخ داد: «وقت ندارم، باید درخت را بیندازم!» این‌حکایت ساده، استعاره‌ای از واقعیتی تلخ در ساختار مدیریتی ماست: ما آن‌قدر گرفتار کار کردن هستیم که فرصت درست کار کردن را از خود گرفته‌ایم. - با یکی از وزرای اسبق صحبت می‌کردم می‌گفت روزی به معاون اول گفتم آنقدر که مرا به جلسات دعوت می‌کنید، تفاوتی ندارد که وزیر این وزارت خانه من باشم (با مدرک دکتری و ۲۰ سال سابقه کشورداری) یا یک سبزی فروش. چون اصلا اجازه فکر کردن، تمرکز و راهبری موثر وزارت خانه را از من گرفته‌اید. یکی از مدیران می‌گفت: مدیران ما شده‌اند علامه مجلسی! از این جلسه به آن جلسه! وقتی در یک نظام حکمرانی یا مجموعه اقتصادی جلسات زیاد است این نشانه یک بیماری جدی است و دست کم ۵ ریشه دارد: 1) شفاف نبودن رژیم تصمیم‌گیری: وقتی معلوم نیست چه کسی حق دارد در مورد چه چیزی تصمیم بگیرد، همه دور میز می‌نشینند تا ... . 2) عدم توازن اختیارات و مسئولیت: وقتی برای هرکاری مثلا خرید خودرو دولتی باید جلسات در بالاترین سطوح دولت برگزار شود این یعنی اینکه واحد متولی اختیار لازم را ندارد و باید برای کوچک‌ترین تصمیمات تایید بقیه را بگیرد (مثال واقعی است). 3) تصمیم گریزی: وقتی قدرت و جسارت تصمیم‌گیری از مدیران گرفته می‌شود، مدیران چه می‌کنند؟ توزیع ریسک تصمیم! و جلسه‌ تبدیل می‌شود به ابزاری برای تقسیم مسئولیت که بعدها هر چه شد بگویند ببین این که تصمیم من نبود، ما ده نفر همه با هم تصمیم گرفتیم. خیلی شفاف بخواهم بگویم در ساختار اداری ایران، خیلی وقت‌ها جلسه یعنی مسئولیت‌گریزی دسته‌جمعی! 4) فرهنگ نمایشی یا تئاتر مدیریتی یا شوآف سازمانی: در بسیاری سازمان‌ها جلسه بیشتر ابزاری است برای شوآف مشارکت و یا عملگرایی نمایشی، نه حل مسئله. اینکه بگوییم ما تا ساعت ۱۱ شب در جلسه بودیم افتخار نیست، نشان ناکارآمدی است. مثالی از تئاتر مدیریتی: یک بار به جلسه یکی از مدیران ارشد کشور دعوت شدم بدون اعلام موضوع دقیق. از دفترشان پرسیدم چند نفر دعوتند؟ گفتند ۲۰ نفر! نرفتم. چرا؟ چون در جلسه ۲ساعته‌ای که وقت مفیدش ۹۰ دقیقه است با فرض حداقل ۱۰ دقیقه فرمایشات گهربار مدیر ارشد مربوطه، ۸۰ دقیقه وقت باقی می‌ماند برای ۲۰ نفر باقی مانده، یعنی نفری ۴ دقیقه. برای ۴ دقیقه اظهار نظر شتابزده بدون موضوع از پیش تعریف‌شده ۴ ساعت وقتم را در ترافیک و حضور در جلسه هدر ندادم. 5) بی‌اعتمادی به یکدیگر: وقتی مدیران به تصمیم‌های یکدیگر اعتماد ندارند، همه می‌خواهند در جریان همه‌چیز باشند. تجویز راهبردی: اشتباه نکنید جلسات یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت هستند در این شکی نیست. خود من در بسیاری جلسات شرکت می کنم و خواهم کرد. اصول برگزاری مدیریت جلسات، به هیچ وجه چیزی عجیبی نیست که بخواهم این جا آنها را بیان کنم. ... می‌خواهم شش پیشنهاد غیرمتعارف را نیز مطرح کنم: 1) گونه‌بندی جلسه ...، 2) عدم برگزاری جلسه ...، 3) جلسات مکتوب ...، 4) تایمر معکوس روی دیوار ...، 5) محدودیت کلمات ...، 6) اعلام هزینه ...، به همین دلیل ست که او در پایان یادداشتش می‌نویسد: «میان علامه مجلسیِ همیشه در جلسه و عمو سبزی‌فروش، دومی عقل معیشت بیشتری دارد.» - آنچه اقای دکتر لشکربلوکی بیان داشتند یکی از عوامل مهم اتلاف وقت مدیران است که در کنار دیگر عوامل مانند بازدیدهای بی‌هدف، افتتاحیه‌های نمایشی، مکاتبات اداری بیهوده، ساختار نامناسب و ...، فرصت فکر و اندیشه را از مدیران میگیرد و در کنار تعدد مشکلات و دوره کوتاه مدیریت در سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها، سبب انباشت و وخامت بیشتر بحرانها میگردد (تین 282874). - اما چگونه می‌توان اره را تیز کرد؟ راه‌حل در همان جایی است که استفان کاوی آن را «Sharpen the Saw» می‌نامد یعنی بهبود مستمر، (که درب ورودی به سرای اصلاح سازمانها است و مقدمه تصمیم شایسته، اقدام بایسته و بهبود پیوسته، تین 292879)، تیز کردن اره در مدیریت دولتی یعنی فکر و اندیشه بیشتر و دقیقتر در کارها، با 1) بازتعریف نظام جلسات: هر جلسه باید هدف، نوع، مدت و خروجی مشخص داشته باشد. 2) کاهش بازدیدها و افتتاحیه‌های تشریفاتی: بازدیدها باید مسئله‌محور باشد و موجب افزایش انگیزه کارکنان، نه تبلیغی. 3) کاهش مکاتبات زائد: باتبیین اهداف اصلی، شاخصهای پایش، راه‌اندازی داشبورد مدیریتی.